interesados del proyecto

 

Gestión de los Interesados del Proyecto

La gestión de los interesados del proyecto, según el PMBOK, es el proceso de identificar, involucrar y gestionar las expectativas de las personas o grupos que tienen interés o que pueden ser afectados por el proyecto. Un "interesado" es cualquier persona, grupo o entidad que tiene un interés en el éxito o fracaso del proyecto. La gestión adecuada de los interesados es fundamental para asegurar el apoyo necesario y mitigar los riesgos asociados con la falta de comunicación o la falta de alineación en las expectativas.

1. ¿Quiénes son los interesados?

Los interesados pueden ser tanto internos como externos al proyecto. Algunos ejemplos incluyen:

• Clientes: Aquellos que recibirán el producto final o servicio del proyecto.
• Patrocinadores: Las personas que financian el proyecto o que tienen el poder para tomar decisiones clave.
• Equipo de trabajo: Aquellos que realizan el trabajo del proyecto.
• Proveedores y contratistas: Organizaciones externas que brindan bienes o servicios necesarios para el proyecto.
• Autoridades gubernamentales o reguladoras: Dependiendo del proyecto, pueden existir entidades externas que supervisan el cumplimiento de normas.
• Comunidad o público: En algunos proyectos, la comunidad en general o grupos específicos pueden verse afectados por los resultados del proyecto.

2. Procesos clave en la gestión de los interesados

• Identificar a los interesados: El primer paso es identificar a todas las personas o grupos que tienen un interés en el proyecto. Esto implica hacer un análisis exhaustivo de todas las partes afectadas, tanto directa como indirectamente.
• Planificar la gestión de los interesados: Una vez identificados, se crea un plan para gestionar sus expectativas y su involucramiento. Esto incluye determinar cómo se comunicará con ellos, qué tipo de información se les proporcionará y qué nivel de influencia tienen en las decisiones del proyecto.
• Gestionar las expectativas de los interesados: A lo largo del proyecto, es importante mantener una comunicación abierta y regular con los interesados, asegurándose de que sus expectativas estén alineadas con lo que se está entregando. Esto también implica gestionar cualquier conflicto que surja y realizar ajustes según sea necesario.
• Monitorear el involucramiento de los interesados: Durante el proyecto, se debe monitorear cómo los interesados están respondiendo a las acciones del proyecto. Si sus necesidades cambian o si surgen nuevos interesados, el plan de gestión debe ser actualizado para seguir manejando sus expectativas y nivel de compromiso.

3. Importancia de la gestión de los interesados

La gestión de los interesados es esencial para el éxito del proyecto porque los interesados tienen el poder de influir en el curso del proyecto, ya sea apoyándolo o creando obstáculos. Mantener una relación positiva y transparente con ellos puede garantizar recursos, reducir la resistencia y asegurar que el proyecto se ajuste a sus expectativas. La falta de comunicación o mal manejo de los interesados puede generar problemas que afecten el alcance, tiempo y costos del proyecto.

4. Herramientas y técnicas utilizadas

• Análisis de poder e interés: Se realiza para clasificar a los interesados en función de su poder para influir en el proyecto y su nivel de interés. Esto ayuda a priorizar los esfuerzos de comunicación.
• Matriz de involucramiento de los interesados: Esta herramienta clasifica a los interesados según su nivel de involucramiento y define cómo deben ser gestionados (por ejemplo, informar, involucrar, consultar, etc.).
• Reuniones y entrevistas: La comunicación directa con los interesados a través de reuniones periódicas y entrevistas individuales es esencial para entender sus necesidades y expectativas.
• Encuestas y cuestionarios: Pueden ser útiles para obtener retroalimentación de un gran número de interesados de manera estructurada y eficiente.
• Gestión de conflictos: Técnicas para resolver cualquier desacuerdo o malentendido entre los interesados, evitando que afecten el progreso del proyecto.

5. Criterios para una buena gestión de los interesados

• Comunicación efectiva: Es clave mantener a los interesados informados de manera regular y clara sobre el progreso del proyecto y cualquier cambio importante.
• Alineación de expectativas: Es esencial que las expectativas de los interesados estén alineadas con los objetivos del proyecto desde el principio.
• Gestión proactiva de conflictos: Los desacuerdos pueden surgir, pero gestionarlos adecuadamente desde el principio previene problemas mayores.
• Evaluación constante: Las necesidades y el poder de los interesados pueden cambiar, por lo que es necesario revisar continuamente cómo se están gestionando.

6. Impacto de una buena gestión de los interesados

Una gestión adecuada de los interesados puede:

• Garantizar el apoyo continuo de los recursos clave.
• Reducir los conflictos y la resistencia al proyecto.
• Asegurar que se cumplan los objetivos del proyecto de acuerdo con las expectativas de los interesados.
• Mejorar la comunicación y la colaboración entre todos los involucrados.