Gestión del presupuesto

 

Gestión del Presupuesto del PMBOK 

La gestión del presupuesto, se enfoca en planificar, asignar y controlar los costos de un proyecto para asegurar que se complete dentro del presupuesto aprobado. Este proceso es esencial para garantizar que los recursos financieros se usen de manera eficiente y que el proyecto alcance sus objetivos sin superar los límites financieros establecidos.

El primer paso es planificar los costos, donde se identifican todas las actividades, recursos y materiales necesarios para completar el trabajo. A partir de esta información, se estiman los costos asociados a cada tarea o componente del proyecto. Estas estimaciones pueden hacerse usando datos históricos, juicios de expertos o métodos más detallados, dependiendo de la precisión requerida.

Una vez estimados los costos, el siguiente paso es determinar el presupuesto. Esto implica sumar todas las estimaciones y agregar una reserva para imprevistos que puedan surgir durante la ejecución. El presupuesto total se divide en partidas para cada actividad, asegurando que cada área del proyecto tenga los fondos necesarios para completarse. Este presupuesto aprobado se convierte en la línea base de costos, que será la referencia para medir el desempeño financiero del proyecto.

El control de los costos es otra parte fundamental del proceso. Aquí se monitorean los gastos reales a lo largo del proyecto y se comparan con la línea base del presupuesto. Para este propósito, se utilizan herramientas como el Valor Ganado (EVM), que permite analizar si el proyecto está avanzando según lo planeado en términos de tiempo, costo y alcance. Cuando se detectan desviaciones, el gerente del proyecto puede tomar acciones correctivas, como ajustar tareas, reubicar recursos o buscar aprobaciones para cambios en el presupuesto.

Un presupuesto bien gestionado debe cumplir ciertos criterios. Primero, debe ser realista, basado en análisis confiables y datos precisos. También debe ser completo, considerando todos los posibles gastos, incluidos los imprevistos, para evitar sorpresas financieras. Finalmente, debe ser monitoreado de manera constante, lo que significa que el gerente del proyecto y su equipo deben revisar periódicamente los costos y ajustar el plan según sea necesario.